En marzo comenzará a funcionar el proyecto “Chau papel” en la administración pública
En diferentes etapas comenzando desde el 1 de marzo próximo se iniciará un proceso que cambiará sustancialmente la forma de trabajo en el Municipio y de ingreso de pedidos por parte de la ciudadanía. Se digitalizarán los procedimientos y se buscará que muchos de las tareas que habitualmente se hacen a través del papel sean de manera electrónica. Además se presentarán dos sitios web con datos e indicadores de la gestión gubernamental y de la ciudad.
En los primeros días de enero del año pasado, el intendente Miguel Lunghi presentó la Subsecretaría de Innovación Tecnológica y Participación Ciudadana, dependiente de la Secretaría de Gobierno. En ese marco se anunció que el objetivo principal de la nueva dependencia comunal era la gestión de proyectos de modernización con orientación al ciudadano. Un año después y con mucho trabajo interno, ya hay definiciones que cambiarán sustancialmente los procesos administrativos internos: desde el 1 de marzo cambiarán metodologías que se implementan desde hace décadas para pasar a procesos digitales.
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En concreto, el proyecto denominado “Chau Papel” significará para el ciudadano común y para los empleados municipales un cambio trascendental ya que se dejará atrás años de una modalidad de trabajo para pasar procesos digitales que acelerarán los tiempos y simplificarán para las áreas el procedimiento.
Durante todo el 2018 se relevaron un total de 80 procesos administrativos de los casi 250 que se cuentan actualmente en el Municipio. Cada proceso fue relevado, se dibuja y luego se piensa cómo se podría incluir en el nuevo sistema y luego se diseñan guías accesibles para que quede disponible la información.
En diálogo con El Eco de Tandil, la titular del área de Innovación Tecnológica y Participación Ciudadana, Mariana Weber, explicó que “la ventaja principal es la agilidad. Tener un expediente electrónico te permite hacer un tratamiento del expediente en forma simultánea en varias áreas. Hoy la realidad es que llega el expediente de papel y hay que esperar que el área lo envíe físicamente para poder hacer el tratamiento”.
Si bien el proceso implicará una reducción en el uso del papel en la administración pública, el ahorro económico es difícil de calcular según señaló Weber ya que “la realidad es que en la evaluación de la experiencia de otros municipios que tuvieron procesos similares, uno de ellos es de Pergamino que ya lleva un año y medio de trabajo con más del 90 por ciento de los expedientes digitalizados, en la mayoría de los municipios que se implementó en el primer tiempo no se mide un ahorro en papel porque los agentes que trabajan en la administración continúan imprimiendo los expedientes para poder gestionarlos. Sí lo que se ve a primera medida es ahorro en tiempo, por ejemplo con el tratamiento en diversas áreas en el mismo tiempo. El vecino verá cómo estos tiempos se van achicando. También permite hacer una evaluación con el tiempo para ver cómo está el circuito y trabajar en una segunda etapa que es la simplificación de los tramites”.
Etapas
Weber destacó que el proceso de cambio será por etapas. “El nuevo sistema consta de varios módulos. Nosotros estamos trabajando y haciendo el relevamiento de procesos para implementar los primeros tres que son el de módulo de comunicaciones oficiales, el de generador de expedientes electrónicos y el de expedientes electrónicos”.
“A partir del 1 de marzo es obligatorio para toda la administración oficial el uso por parte de los agentes y de todos los trabajadores lo que es el modulo de comunicaciones oficiales, que es por donde se van a tramitar notas, informes y memos para que empiecen a utilizar el sistema y lo empiecen a entender. No todas las personas que trabajan utilizaban el sistema anterior”, informó.
Para la funcionaria municipal “es un hito porque ahora estamos capacitando a todos para el uso del nuevo sistema. Además a partir del 1 de marzo incorporamos un módulo más que es el legajo único del empleado, por lo que todas las incorporaciones nuevas que se hacen se harán de forma electrónica y no de papel”.
“A partir del 1 de abril vamos a incorporar diferentes procesos de las áreas y todo lo que se ingrese por mesa de entrada se digitalizará y se incorporara al sistema”, resaltó y además dijo que “a medida que vayamos avanzando, todos los meses se irán incorporando nuevos procesos hasta llegar al objetivo final que es completar todo”.
Weber afirmó que “hemos estado trabajando bastante fuerte en modernizar lo que es Mesa de Entradas” y puntualizó que “se hará un cambio estructural estético del lugar y también de equipamiento”.
Plataforma
También en las próximas semanas habrá novedades con los sitios web que se vienen anunciando hace tiempo para tener mayor acceso a la información pública. “Con relación a la Plataforma de Indicadores Locales (PIL) que pertenece a la Dirección de Estadísticas se lanzará antes de marzo. Ya esta lista. Ya están todos los indicadores cargados”, anunció.
Por otra parte destacó que “a mediados de marzo y abril vamos a tener disponible la plataforma de gobierno abierto, con datasets de diferentes datos del Municipio y con el formulario online disponible para hacer solicitudes”.
Además informó que “finalizamos la primera etapa del Sistema de Habilitaciones Comerciales nuevo que está haciendo la Dirección de Sistemas y estimamos que para mayo ya estará disponible”.
“Estamos a punto de que Nación nos valide el tema de la firma digital. Esto permite emitir certificados para que todos los funcionarios puedan hacerlo a través de firma digital y que todos los actos administrativos se hagan electrónicamente con dicha firma”, agregó.
Capacitación
Los nuevos procesos requirieron capacitación del personal administrativo. A través de un convenio que se firmó con la Secretaría de Modernización de la Nación en el mes de diciembre se mandó personal de Tandil a Capital Federal a capacitarse. Fueron cuatro empleados que fueron definidos por las áreas como los líderes de los proyectos de capacitación y luego han sido quienes planificaron los cursos que se están dando a todo el personal. Ya se dieron cuatro cursos en total, incluyendo también a Directores y Secretarios.