Hablemos de marketing?

¿Qué es un estándar?
Un estándar es la exigencia mínima que se debe cumplir en un procedimiento, de acuerdo con la definición y el objetivo que haya propuesto la empresa. Es un parámetro que nos señala el mínimo que debemos alcanzar para dar por exitosa la etapa de un proceso. Además, le sirve como guía al personal, ya que delinea la manera en que debe realizarse una tarea. De esta forma, se logra homogeneidad.
Con respecto a esto, lo ideal es que las empresas les determinen y comuniquen a sus empleados estándares para todos sus procesos, incluso para los más simples. Desde el cómo debe saludar el personal a los clientes, hasta las formas en que debe efectuarse una planilla.
Así, es dable pensar que las actividades que se realizan en una organización alcancen buenos resultados, lo cual en su conjunto se traduce en un óptimo desempeño del negocio, orientado hacia la calidad total.

Propósito de estandarizar procedimientos
Para poder aplicar un estándar, es necesario que éste traiga consigo una serie de pasos, cuyo conjunto se llama procedimiento y es lo que define las tareas específicas que deben llevarse a cabo para lograr un determinado objetivo. Se supone, que independientemente de quien lo efectúe, los procesos alcanzarán las metas proyectadas.
En definitiva, el propósito central de estandarizar procedimientos dentro de una organización es disminuir tiempos, ser más eficientes y optimizar recursos, lo cual, si bien resulta sencillo decirlo, no lo es tanto a la hora de aplicarlo, sobre todo si nunca antes se ha hecho algo parecido.

Etapas de los procedimientos
En principio, se debe analizar, diagnosticar los procedimientos necesarios para la operación, ver  aquello que está funcionando y lo que no para desecharlo, y determinar cuáles son las prioridades.
Luego, hay que definir los temas que serán convertidos en procedimientos con su estándar específico.
A continuación, se debe capacitar a todo el personal para que entiendan el concepto y las ventajas de estandarizar las operaciones, seguido del entrenamiento de los temas definidos mediante enseñanza teórico-práctica.
En cuarto lugar estaría la implementación de los procesos que fueron estandarizados y hacer un seguimiento para asegurarse de que se está cumpliendo con lo establecido y que lo real es coincidente con lo pautado. Caso contrario, es aconsejable efectuar las acciones correctivas correspondientes. Los errores pueden provenir de una mala aplicación o de una deficiencia en el diseño del procedimiento. Cualquiera sea el origen, hay que corregirlo de inmediato.

Importancia de estandarizar procesos
Estandarizar procedimientos permite dejar de depender de personas específicas para realizar ciertas tareas, ya que de esta forma se homogenizan las actividades que desarrolla una empresa y así pueden ser efectuadas por varias personas. De no ser así, es evidente que el sistema de franquicias no funcionaría.
Cabe destacar que este concepto que se puede traducir en un proceso de mejora continua, no está pensado sólo para las grandes compañías. También puede ser aplicado, y más fácilmente, en pequeñas empresas. Lo importante es que la implementación de este concepto sea de la envergadura de la organización y lleve a la optimización de recursos, tiempos y desempeño del negocio, lo cual es muy valorado por los clientes.
No obstante, hay que tener bien en claro que estandarizar procesos no significa que todos los miembros de la organización deben actuar de igual manera. Además, esto resulta ilógico, porque tratándose de personas, es imposible. Simplemente es una guía importantísima de cómo hacer las cosas.
Si bien aplicar este concepto lleva tiempo hasta que se instala en la organización, la realidad muestra que con paciencia y esmero se puede lograr. Y que una vez que esto está emplazado, los resultados, sin dudas, son mejores y se van superando período tras período. Y sino, basta con mirar las empresas líderes para corroborar que esto es así.

 

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